Comment organiser une réunion de travail efficace ?

Quelle différence faites-vous entre une réunion réussie et une réunion inutile ? Dans votre entreprise, une question centrale devrait être : comment reconnaître la fameuse réunionite ? A l’inverse, quand reconnaître qu’on ne se parle pas assez ?

En réalité, c’est plutôt une question de se réunir correctement. A partir de notre expérience et de celle de nos coworkers, nous vous proposons ici des méthodes avérées et des exemples concrets pour une organiser une réunion efficace. Le but est d’aider une bonne communication interne dans votre entreprise, y compris en visio ou à distance.

Pourquoi une réunion de travail ?

D’abord, il faut voir qu’il existe plusieurs types de réunions. Il faut donc choisir le format de réunion adapté à votre besoin. La réunion est un moment qui rassemble des collaborateurs. Cela peut aussi être une réunion avec des clients ou avec des fournisseurs. L’organisation doit donc refléter votre culture d’entreprise et votre organisation interne.

La réunion d’information

La réunion d’information permet de partager de manière concise et claire des informations importantes. Cela veut dire qu’une personne détient des informations que d’autres n’ont pas. C’est utile pour faire des annonces, organiser une réunion avec de nombreuses personnes, ou mêler des parties prenantes différentes. 

Dans les petites entreprises, ce format est plus rare, sauf s’il y a une hiérarchie forte. Dans les plus grandes entreprises, ce format peut être régulier, surtout si l’information est descendante. Une réunion d’information est aussi l’occasion de répondre aux questions. 

La réunion peut devenir plus horizontale quand la parole est donnée à tour de rôle à différentes personnes, qui ont chacune une information à partager.

Elle peut aussi être rendue dynamique avec des exercices de présentations, comme le pecha kucha. Le pecha kucha est une succession rapide d’images percutantes et pertinentes par rapport à votre sujet.

Le “all hands”

La réunion “all hands” est une version moderne de la réunion d’information. Ce format de réunion est en vogue dans les entreprises de la Silicon Valley et les startups tech en France. “All hands” veut dire “tous à bord” ; c’est tiré de l’expression “all hands on deck” pour dire que tout le monde est mobilisé. C’est donc une réunion qui concerne absolument tous les effectifs de l’entreprise. Cela montre qu’il est possible de faire une réunion avec toute l’entreprise, quelle que soit sa taille.

Comme dans la réunion d’information, le “all hands” est plutôt descendant.

On peut aussi rencontrer l’expression “town hall” dans les plus grandes entreprises, comme une assemblée de citoyens à la mairie. 

La nouveauté de ces deux formats de réunion est aussi de prendre des questions de n’importe quel participant sans forcément avoir de lien avec la présentation.

La réunion de travail

La réunion de travail est un moment de productivité à plusieurs. Dans une réunion de travail, chacun apporte son outil de travail et produit pendant la réunion. Votre outil commun peut être par exemple un fichier partagé, grâce aux documents de la suite Office ou Google qui sont modifiables par plusieurs personnes en simultané. Nous utilisons les Google Docs pour nos compte-rendus. Cela peut aussi être modifier des informations dans un logiciel commun au projet. Nous utilisons le logiciel Notion pour cadrer notre organisation de travail. La réunion de travail est ainsi une réunion collaborative.

La réunion de travail est utile quand un même sujet concerne plusieurs personnes : la mise en forme finale d’un document, une rédaction dont on s’est partagé les parties. Cela permet de se motiver et d’avancer plus rapidement.

Le “brainstorming” ou réunion créative

Le brainstorming vient de l’anglais et désigne un moment de créativité. Il est très utile si on est confronté à une problématique ouverte. Une question est ouverte si la réponse ne peut pas être oui ou non, par exemple : comment fluidifier notre processus ? Quelle serait la solution idéale à tel besoin de nos clients ? Comment favoriser le développement de mon projet professionnel ?

Il existe de nombreuses techniques de créativité en fonction de la problématique et des personnes conviées. En effet, le brainstorming repose sur l’intelligence collective.

La réunion de cadrage ou la réunion de projet

La réunion de cadrage consiste à définir le cadre d’un projet ou d’une organisation. C’est une réunion qui ne rentre pas dans le détail. La réunion de cadrage a pour but de définir qui fait quoi et de se mettre d’accord sur les objectifs du projet. C’est le format de réunion qui donne le plus de recul.

Synthèse des différents types de réunion

Il existe encore plus de variétés de réunion mais notre expérience montre que vous gagnerez du temps à choisir parmi les quatre que nous avons décrites : la réunion d’information ou le “all hands”, la réunion de travail, la réunion créative et la réunion de cadrage.

Si votre entreprise comporte plus de 250 salariés, vous pouvez avoir besoin de détailler encore plus votre type de réunion. Cet article détaille douze types de réunions différentes et propose des outils pour les animer à distance.

Comment organiser une réunion de travail efficace et supportable ?

Les astuces varient d’un format de réunion à l’autre. Nous avons néanmoins observé des bonnes pratiques qui marchent à tous les coups. Ces bonnes pratiques peuvent sembler évidentes. En interrogeant nos coworkers, nous avons compris que le plus important est de respecter les bonnes pratiques les plus évidentes pour organiser une réunion. Nous avons ainsi observé qu’en remettant en cause les évidences, vous aboutirez à une réunion de travail extrêmement efficace. Voici donc les 5 pires pratiques pour poser réellement la question : à quoi sert votre réunion de travail ?

Les 5 bonnes pratiques pour toutes les réunions – ou pourquoi les pires pratiques sont en fait les meilleures

1. Annuler la réunion

Demandez-vous : Est-ce que je peux annuler la réunion ? Si la réponse est oui, c’est que vous n’avez pas clairement identifié les enjeux de la réunion. Soit l’ordre du jour n’est pas clair, soit ce n’est pas le bon moment. Si ce n’est pas vous qui organisez, vous pouvez aussi demander à l’organisateur de préciser les enjeux de sa réunion.

2. Ecrire le compte-rendu avant la réunion

Demandez-vous : Ai-je besoin d’aller à la réunion pour écrire le compte-rendu ? C’est un très bon exercice d’écrire le compte-rendu de la réunion avant la réunion. Cela peut clarifier le type de réunion, par exemple vous vous rendrez compte que vous voulez partager une information et non pas solliciter l’avis de chacun, ou l’inverse. 

Chez nous, le “compte-rendu” rédigé avant la réunion fait office d’ordre du jour pour les réunions les plus importantes.

3. Couper avant la fin

Pourquoi finir la réunion plus tôt ? Interrompre une réunion plus tôt, c’est en fait donner le temps au débrief, aux questions, voire à chacun de ranger ses affaires. Respecter le timing de la réunion est crucial ; si vous avez des sujets indispensables, pensez à les aborder en premier.  Plus les participants partent tranquillement de votre réunion, et plus ils garderont en mémoire ce qui s’est dit. De nombreuses informations s’échangent dans le cadre mi-formel, mi-informel, d’une fin de réunion.

4. Faire la réunion tout seul

Est-ce que je dois vraiment demander leur avis à d’autres personnes ? Faites d’abord la réunion dans votre tête. Cela vous permet de clarifier votre propos, même si ce n’est pas vous qui organisez la réunion. Vous saurez ainsi si vous sollicitez les gens pour leurs idées, pour leur validation, ou pour travailler de manière collaborative sur un projet.

5. Venir les mains dans les poches 

Appliquée à la lettre, cette attitude donnera une image désinvolte et aura un impact négatif sur votre réunion. Mais respirer et venir détendu en réunion, c’est vous mettre vous et les autres dans les conditions de la réussite. La réunion est avant tout un moment d’échange. Métaphoriquement, avoir les mains dans les poches c’est signe que vous savez pourquoi vous allez en réunion. Notre meilleur conseil : venez avec le sourire.

Quelles sont les 3 étapes d’une réunion efficace ?

Les trois étapes cruciales d’une réunion ne se déroulent pas pendant la réunion. Les trois étapes pour une réunion efficace sont l’avant réunion, la réunion elle-même et l’après réunion.

1. L’avant réunion

Comme vous le voyez dans les différents types de réunions de travail et dans les bonnes pratiques pour être efficace, la plupart des questions sont à poser avant la réunion. 

2. Pendant la réunion

N’oubliez pas que la réunion est un moment important. Au-delà du type de réunion ou du contenu à préparer, c’est le moment lui-même qui déterminera la réussite de votre réunion. Si c’est en ligne, testez l’outil avant. Maîtrisez les fonctionnalités pour pouvoir guider vos interlocuteurs qui ne connaissent pas votre outil.

Si c’est une réunion en présentiel, choisissez bien votre lieu. Une réunion efficace est une réunion avant tout humaine. Vous pouvez même vous installer dans votre salle de réunion comme à la Maison.

3. L’après-réunion

Une réunion efficace est une réunion suivie. Si vous avez pris un engagement pendant la réunion, veillez à ce qu’il soit livré. Repartez de votre compte-rendu écrit lorsque vous faites le suivi de la réunion. Il se passe finalement plus de temps avant et après la réunion que pendant.

Pour conclure…

Une réunion efficace a toute sa place au travail. Il ne faut pas avoir peur de la réunionite si la réunion est bien préparée et bien suivie. La réunion de travail est un moment important de partage d’informations, d’idées, de rôles. Il vaut mieux annuler une réunion que la préparer à moitié. A la Maison du Coworking, nous aimons particulièrement organiser des réunions conviviales. Et vous, quel est votre type de réunion le plus efficace ?