Comment bien choisir sa salle de réunion ?

Organiser une réunion est un moment de rencontre. La réunion peut être un moment de travail, de brainstorming, de convivialité, d’échange ou encore de présentation. A chaque réunion sa salle, et à chaque salle sa disposition qui convient. Si la première question à se poser avant une réunion est de savoir quel type de réunion vous organisez, la deuxième question est de savoir quelle salle de réunion est adaptée à votre besoin.

Les critères d’une salle de réunion 

Voici les six principaux critères pour une salle de réunion : le prix, les équipements, la taille de la salle, l’emplacement, les horaires d’ouverture et l’agencement

Le prix d’une salle de réunion

Le prix d’une salle de réunion dépend de sa taille. Une grande salle de réunion est généralement plus chère qu’une petite salle de réunion. Une salle de réunion dans un centre-ville ou dans une gare est généralement plus chère.

Le prix d’une salle de réunion se calcule à l’heure. Le prix moyen d’une salle de réunion est de 15 euros de l’heure. 

A la Maison du Coworking nous avons choisi de simplifier le prix des salles de réunion. Toutes nos salles sont au même prix. C’est la fréquence de votre usage qui permet de louer une salle de réunion pas chère. Vous pouvez ainsi trouver des salles de réunion à partir de 4 euros de l’heure.

Le prix d’une salle de réunion ne varie normalement pas selon le nombre de personnes qui l’occupe, sauf si vous choisissez des services supplémentaires, comme une collation ou un repas.

Choisir les équipements de sa salle de réunion

L’utilité d’une salle de réunion est d’avoir des équipements clé en main. Vous trouverez généralement dans une salle de réunion un support pour présenter (écran ou projecteur), et un support pour écrire (paperboard, glassboard, tableau noir). Certaines salles de réunion proposent aussi de la téléphonie pour organiser des visioconférences de qualité.

Le mobilier présent dans la salle de réunion dépend de l’agencement de votre salle, comme nous le présentons plus bas dans cet article.

Déterminer la taille de votre salle de réunion

La taille d’une salle de réunion s’exprime par son capacitaire, c’est-à-dire par le nombre de personnes que la salle peut accueillir. On parle de capacité d’une salle en termes de places assises.

Si vous choisissez la taille de salle qui correspond à votre groupe, vous ne serez pas à l’étroit. Mais si vous voulez un peu plus de confort ou si vous voulez de la place pour organiser des sous-groupes, prenez une capacité de salle supérieure.

L’emplacement de votre salle de réunion

Vous pouvez choisir l’emplacement de la salle par rapport à son accessibilité. Les transports en commun ou les places de parking permettent aux personnes qui se réunissent de profiter pleinement de votre réunion.

Vous pouvez aussi choisir l’emplacement en fonction du programme de votre journée. Vous pouvez trouver une salle de réunion proche d’un restaurant, d’un bar, d’un hôtel, ou encore dans un lieu de verdure pour l’accompagner d’une réunion en marchant.

Les horaires d’ouverture de votre salle de réunion

Beaucoup d’espaces de réunion proposent des horaires d’ouverture de 9h à 18h par exemple. Les horaires de votre salle de réunion sont un critère si vous voulez avoir la possibilité de venir préparer à l’avance ou dépasser légèrement en fin de journée. Vous pouvez aussi avoir besoin d’organiser une réunion le week-end.

Les salles de réunion de la Maison du Coworking sont ouvertes 24h/24 et 7j/7. 

Agencer votre salle de réunion

L’agencement de votre salle de réunion est le dernier critère déterminant. Une réunion peut inclure une présentation, un atelier, une formation, un workshop, donc vous pouvez avoir besoin de moduler votre salle de réunion au cours de la journée. Si la réunion obéit à un but unique, alors il vaut mieux choisir l’agencement correspondant.

Tous les types d’agencement des salles de réunion

Les quatre principaux agencements d’une salle de réunion sont en U, en théâtre, en cercle et en carré. 

Choisir une salle de réunion en U

Une salle de réunion en U dispose les participants en face les uns des autres et laisse de l’espace vide au milieu. Cela permet des échanges directs. La salle de réunion en U est aussi adaptée pour une formation ou une présentation en petit groupe.

Choisir une salle de réunion en théâtre

La salle de réunion en théâtre permet de réunir un grand nombre de personnes. C’est adapté pour une présentation. Ce format peut rappeler une salle de classe. Si les chaises se rangent facilement vous pouvez aussi libérer l’espace ou réorganiser les chaises pour faire des ateliers dans des coins séparés de la pièce.

Choisir une salle de réunion ovale ou en cercle

Une salle de réunion ovale ou en cercle est la disposition la plus classique des salles de réunion. Cet agencement s’adapte à un grand nombre d’usages, comme les comités, les brainstorming, les sessions de travail. 

Choisir une salle de réunion en rectangle ou carré

Choisir une salle de réunion avec une table carrée présente des avantages similaires. Une table carrée, comme la table circulaire, évite d’avoir quelqu’un en bout de table et permet des échanges plus horizontaux. 

Il est important de voir des photos pour bien choisir sa salle de réunion

Tableau comparatif des dispositions de salles de réunion

Ce tableau compare l’intérêt de chaque agencement en fonction de l’utilisation de la salle de réunion

	Brainstorming	Convivialité	Productivité	Présentation	Formation
En U		x	x	x	x
Théâtre			x	x
Cercle	x	x	x
Carré	x		x		x

Conclusion

Les différentes dispositions correspondent à différents types de réunions. Choisir la bonne salle permet de choisir la bonne disposition et de profiter pleinement de sa réunion.